Mụcđích của chúng ta khi họcExcelđó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từđó lậpđược các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:
Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?Làm thế nàođể kiểm tra dữ liệu trênExcelđểđảm bảo tính chính xác của dữ liệu?Làm thế nàođể lậpđược các báo cáo trênExcel?Báo cáo thế nào làđẹp, khoa học?…
Nhằm giúp các bạn hình thành tư duy tốt trong việc tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel, Giỏi Tin học in4tintuc.com xin giới thiệu với các bạn seri bài viết về “Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel”. Bài viết của tác giả Dương Mạnh Quân – Giảng viên của Giỏi Tin Học in4tintuc.com, dựa trên những kinh nghiệm giảng dạy trong thực tế của thầy liên quan tới nội dung này. Mời các bạn cùng tìm hiểu nhé. Ngoài ra bạn có thể tải file bài tập ở cuối bài viết để thực hành kỹ năng này nhé.
Đang xem: Sửa lỗi format cells trong excel
Bài 4:Hướng dẫncách xử lý lỗi dữ liệudạng số (Number) trongExcel
Việc sai dữ liệu dạng số cóảnh hưởng rất lớn trong quá trình tính toán và lập báo cáo. Bởi kết quả của báo cáo phụ thuộc rất lớn vào nội dung này. Lỗi về dữ liệu dạng số có thể kể tới như:
Sai vềđịnh dạng dữ liệu: có phần thập phân hay không, dữ liệu là % hay dạng số thông thường, có lẫn lộn giữa dữ liệu dạng ngày tháng (date) vào trong dữ liệu dạng số không (vì dữ liệu dạng ngày tháng về bản chất cũng là dạng số)Sai về thao tác nhập dữ liệu: Trong quá trình nhập có lẫn 1 ký tự text vào chung với ký tự số, dẫn tớiExcel sẽ coiđó là dữ liệu Text thay vì dạng Number
Vậy làm thế nàođể phát hiện những lỗi dữ liệu dạng sốđã có trong 1 bảng dữ liệu? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
1. Phát hiện lỗi dữ liệudạng sốvới bộ lọc tự động trong Excel (công cụAutoFilter)
Về cách mở công cụ AutoFilter thì mìnhđã hướng dẫnở trong bài học trước, mời các bạn xem lại bài:
Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel
2. Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số trong AutoFilter
Với dữ liệudạng số sẽđược tựđộng sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:
Tăng dần từ nhỏ tới lớn (nếu có sốâm thì sẽ tính cả từ phần sốâm trởđi chứ không phải bắtđầu từ số 0)Nếu có chứa ký tự không phải dạng số thì sẽ nằmở cuối danh sách lọc tựđộng này.
Cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng 1
Trong hình trên chúng ta có thể thấy số 124,235 là số nhỏ hơn 12,489,621 nhưng lạiđược xếp phía sau => Sốđóđang bị sai loại dữ liệu bởi vì có chứa dấu cách
3. Nguyên tắc dữ liệu dạng Number có thể tính toánđược
Ngoài cách sử dụng AutoFilterđể phát hiện dữ liệu lỗi, chúng ta có thể dựa trên 1 nguyên tắc nữađể phát hiện dữ liệu lỗi:
Dữ liệu dạng Number có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia)được; còn dữ liệu dạng Text thì không.
Theo nguyên tắc này chúng ta có thể kiểm tra xem dữ liệu nghi ngờ là sai có thể thực hiện các phép toán cơ bản không. Nếu ra lỗi #VALUE! thì không phải dữ liệu dạng Number.
4. Cách xử lý, sửa lỗi dữ liệu
Bước 1: Thống nhất vềđịnh dạng dữ liệu
Chọn toàn bộ cột dữ liệu có chứa dữ liệu dạng số(ví dụởđây là cột E)
Vào mục Format Cells > Chọn mục Number theo hình sau
Cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng 2
Decimal places: sốsau dấu phẩy là mấy chữ sốUse 1000 separator : Sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn
Tương tự dạng Number có thể sử dụng các dạng Accounting hoặc Currency (nếu không sử dụng ký hiệu loại tiền tệ thì chọn None)
Cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng 3
Bước này giúp chúng ta thống nhất về cách hiển thị dữ liệu,định dạng dữ liệu khi nhập vàođể tránh việc quyước hiển thị dữ liệu khôngđồng nhất trong cùng 1 cột.
Xem thêm: Bạn Nên Làm Gì Cuối Tuần Làm Gì Cho Đỡ Chán, Cuối Tuần, Bạn Làm Gì
Bước 2: Lọc những lỗi ký tựđể sửa (cách thứ 1)
Căn cứ vào giá trị lớn nhất trong dãy sốđãđược sắp xếp tựđộng trong Auto Filter:
Phần phía trướcsốđó: Là những sốđãđượcđịnh dạngđúngPhần phía sau sốđó: Là những số có lỗi
Sau khi lọc những số có lỗi thì thực hiện nhập lại các sốđó
Bước 3: Sử dụng hàm Valueđể sửa (cách thứ 2)
Ngoài việc sửa trực tiếp vào bảng, có thể tạo cột phụ và sử dụng hàm VALUE trong cột phụđóđể chuyển giá trị trong bảng vềđúng dữ liệu dạng số.
Trình tự thực hiện:
Trước khi sửa lỗi cần copy dữ liệu gốc ra 1 Sheet mới và xử lý trên nội dung copyở Sheet mớiđểđảm bảo không bị mất dữ liệu.Thừaký tự: các dấu cách thừa, dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu nháy… lẫn vào ký tự dạng số => Sử dụng chức năng Replaceđể xóa bỏ các ký tự thừaỞ cácđịnh dạng khác (không phải dạng Number nhưngđãđảm bảo chỉ toàn ký tựdạng số) thì sử dụng hàm Value trực tiếp cho các giá trịđó. Sau khi có kết quả hàm Value thì sử dụng chức năng Copy/Paste special>Valueđể trả về kết quả vào bảng dữ liệu.
Bước 5: Kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗiđãđược sửathành công chưa
Để cho chắc chắn chúng ta nên có thao tác kiểm tra lại dữ liệuđể tránh việc sửa bị sót, thiếu.
Nên lưu trữ 1 bản copy dữ liệu gốcđể tránh việc làm mất dữ liệu trong quá trình xử lý.
Xem thêm: Cung Hoàng Đạo Taurus Ý Tưởng, Tính Cách Cung Kim Ngưu (Taurus)
Bài tiếp theo:Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệudạng Text trong Excel
Ngoài ra in4tintuc.com xin giới thiệu với các bạn “Chương trình Tuyệt đỉnh Excel, trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ“.Đây là 1 khóa học rấtđầyđủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trongExcelđểđápứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trênExcel.
